Marit uitzoom bewerkt en witte balk boven.png

Marit Boon

Compliance & Ethics professional, Adviseur Integriteit, LVV erkend Vertrouwenspersoon, Klachtenfunctionaris

In bedrijven werken mensen en waar mensen werken is soms sprake van gedoe, spanning of worden er fouten gemaakt. In de meeste gevallen is geen sprake van opzet. Ook zijn de hierbij betrokken medewerkers vaak deskundig op hun vakgebied en voelen zij zich sterk verbonden met hun werk en hun collega's. Als gevolg van maatschappelijke ontwikkelingen zoals toenemende polarisatie, mentale druk en onzekerheid vanwege groeiend AI-gebruik en geopolitieke spanningen, komt de onderlinge verbinding tussen mensen steeds meer onder druk te staan. Dit heeft ook z'n weerslag op hoe mensen in organisaties met elkaar samenwerken.

Veel bestuurders en leidinggevenden lopen steeds vaker aan tegen integriteitsvraagstukken of ongewenst gedrag op de werkvloer. Meer kennis over deze onderwerpen en het versterken van het bestaande integriteitssysteem kan escalaties helpen voorkomen en draagt bij aan meer onderling vertrouwen en stabiliteit binnen een organisatie. Dit leidt vervolgens tot afname van ziekteverzuim en uitstroom. En er ontstaat meer ruimte voor groei in deskundigheid, productiviteit en innovatiekracht.

Expertise

Ik kan helpen

Ik help organisaties op verschillende manieren, zowel op strategisch (uitvoeren systeemanalyse op integriteit of ontwikkelen integriteitstrategie), tactisch (onderzoek, ontwikkeling en implementatie van verbeteracties) als operationeel (training geven, beleid actualiseren, meedraaien in een meldpunt) niveau.

Regelmatig spreek ik bestuurders die vanwege interne signalen ervaren dat de integriteit en sociale veiligheid binnen hun organisatie meer zorg en aandacht behoeven. Bijvoorbeeld als het aantal incidenten, klachten of meldingen via vertrouwenspersonen toenemen. Maar waar begin je dan? Een goede eerste stap kan zijn het analyseren van het bestaande integriteitssysteem of het met interne stakeholders ontwikkelen van een duidelijke visie op integriteit of de gewenste risicocultuur. Vaak zijn binnen organisaties wel een gedragscode, klokkenluidersprocedure en vertrouwenspersonen aanwezig, alleen zijn dit vaak losse initiatieven die vanuit verschillende afdelingen worden beheerd of aangestuurd. Echter, onderlinge verbinding tussen deze initiatieven en een centrale regie zijn nodig voor het effectief functioneren ervan en om te kunnen beoordelen wat aanvullend nodig is.

Mijn expertise

Gedurende mijn loopbaan is mijn interesse in gedrag, cultuur en integriteit binnen organisaties gegroeid. Ik heb ervaren hoe weerbarstig deze onderwerpen kunnen zijn, met name als zij in organisaties of delen daarvan zorg en aandacht behoeven. Dan is het niet altijd makkelijk om dit bespreekbaar te maken en te werken aan verbetering.

Mijn inmiddels brede ervaring bij verschillende typen organisaties maakt dat ik vaak makkelijk kan inspelen op de actuele situatie. Afhankelijk van de hulpvraag kan ik organisaties ondersteunen bij het borgen van een integriteitssysteem dat aansluit bij de aard van hun werkzaamheden en structuren die deze ondersteunen. Voorbeelden zijn het uitvoeren van een systeemanalyse integriteit en sociale veiligheid, het ontwikkelen of versterken van compliance- en integriteitsbeleid, bijdragen aan kennis- en leiderschapsontwikkeling op dit vlak, interim functies vervullen in een compliance- of integriteitsteam of worden ingezet als extern vertrouwenspersoon, meldpunt of onafhankelijk Klachtenfunctionaris. Hieronder is een aantal voorbeeldopdrachten wat verder uitgewerkt.

Versterken risicocultuur

In veel organisaties is steeds meer aandacht voor het versterken van de interne risicocultuur met als doel om de effectiviteit van risicobeheersing te vergroten. Dit begint bij heldere afspraken rondom governance (bestuur, bevoegdheden, beleid en toezicht), maar vraagt ook om een nauwe samenwerking tussen diverse disciplines zoals Risk, Legal en HR en om aandacht voor leiderschap. Traditionele leiderschapscompetenties zoals strategisch inzicht, daadkracht en deskundigheid zijn essentieel, maar competenties zoals zelfreflectie, creëren van psychologische veiligheid en morele oordeelsvorming blijken nét zo belangrijk. Zowel de juiste ‘tone from the top’ als de ‘tone from the middle’ vragen om structurele aandacht binnen iedere organisatie.

Hoe kan ik helpen

Voorbeelden

Grensoverschrijdend gedrag

Het bestuur van een organisatie leest in de jaarrapportage van hun vertrouwenspersonen dat medewerkers in toenemende mate grensoverschrijdend gedrag ervaren. Leidinggevenden herkennen dit alleen niet en ook uit de interne medewerkersonderzoeken komt een ander beeld naar voren. Hierdoor is de vraag ontstaan of medewerkers zich voldoende veilig voelen om zich uit te spreken bij ongewenst gedrag en of er voldoende hulpstructuren in de organisatie aanwezig zijn om medewerkers hierbij te helpen. In zo'n geval denk ik graag mee over welke informatie nodig is om een dergelijke vraag goed te kunnen beoordelen en welke stappen de organisatie vervolgens zou willen zetten. Daarna kan ik desgewenst ondersteunen bij het ontwikkelen en implementeren van concrete verbeteracties die aansluiten bij de ontwikkelbehoefte die is ontstaan (bv. workshops geven over sociale en psychologische veiligheid).

Onderzoek

Een informatievraag zoals hierboven kan soms ook aanleiding zijn tot nader onderzoek. Het is dan belangrijk om vooraf goed na te denken over wat je met zo'n onderzoek wilt bereiken. Soms is een persoonsgericht feitenonderzoek nodig, maar vaak is onderzoek naar de risicocultuur veel effectiever. De focus ligt hierbij niet op wie wat verkeerd heeft gedaan, maar op leren van ervaringen en het voorkomen van herhaling. Dit type onderzoek kan ik voor organisaties uitvoeren of hun eigen medewerkers hierin opleiden (bv. train-de-trainer).

Beleidsvernieuwing of inrichting

Veel organisaties hebben een klachtenregeling, gedragscode of klokkenluidersregeling. Regelmatig zie ik dat een gedragscode erg algemeen geformuleerd is en weinig fundament biedt om elkaar bij ongewenst gedrag aan te spreken. Of dat in een meldprocedure het verschil tussen een melding en klacht onduidelijk is. Of een sterk juridisch ingestoken klokkenluidersregeling die weinig uitnodigt tot het melden van een misstand. Graag kijk ik mee met waar verbetering zinvol zou zijn.

Workshop/training

Ik ondersteun organisaties bij het ontwikkelen en geven van workshops of trainingen op het gebied van integriteit en sociale veiligheid (bv. over beïnvloeden van gedrag & cultuur, over omgaan met dilemma's, biases en heuristieken, omstandertrainingen en ethisch leiderschap)

Vertrouwenspersoon

Ik vervul voor organisaties de rol van externe vertrouwenspersoon. Dit houdt o.a. in het ondersteunen van medewerkers die ongewenst gedrag hebben ervaren door het bieden van een luisterend oor en het meedenken bij mogelijke handelingsperspectieven. Maar ook het geven van voorlichting, het vervullen van een signaalfunctie richting het bestuur en het jaarlijks rapporteren over o.a. de ontvangen meldingen, relevante ontwikkelingen en eventueel zichtbare trends.

Klachtenfunctionaris

Een andere rol die ik voor organisaties vervul is die van onafhankelijk Klachtenfunctionaris. In dat geval ondersteun ik bestuurders bij de klachten die zij ontvangen. Dit door het toepassen van hoor- en wederhoor en het op basis daarvan uitbrengen van een advies over de te nemen vervolgstappen gericht op het herstel van de relatie en leren van wat eventueel verkeerd is gegaan.

Managen compliance- en integriteitsrisico’s

Integriteit is een concept dat continue aan verandering onderhevig is. En wet- en regelgeving gericht om het borgen van integriteit binnen organisaties is dat ook. Steeds meer derde partijen zoals toezichthouders, belangenverenigingen of brancheorganisaties stellen hogere eisen aan organisaties om zichtbaar te maken wat zij doen om de integriteit binnen hun organisatie te onderhouden. En wat zij doen om de effectiviteit van hun complianceprogramma te borgen. Ik help organisaties hierbij door eisen te vertalen naar de integriteitsrisico’s binnen de eigen organisatie en hoe deze te managen en te monitoren (bv. aandacht voor soft controls bij monitoring of de organisatie van een Commissie Ethiek).

Wie ben ik

Mijn achtergrond

Aansluitend aan mijn studie Communicatiemanagement in Utrecht ben ik mijn loopbaan begonnen bij een van de grootbanken in Nederland. In de 22 jaren daar heb ik diverse rollen vervuld: van sales naar projecten, klachtenmanagement, klanttevredenheid, HR changemanagement en uiteindelijk naar Compliance met daarbij de focus op gedrag en cultuur. Diverse rollen met één duidelijke rode draad: zaken verbeteren en verder brengen. Eerst voor klanten, daarna voor medewerkers en tenslotte voor de organisatie in z’n geheel.

Binnen Compliance heb ik mij verder gespecialiseerd in de onderwerpen gedrag, cultuur en integriteit. Ik was onder andere verantwoordelijk voor de gedragscode, klokkenluidersregeling, implementatie van de bankierseed met het tuchtrecht en het monitoren van de risicocultuur; welke soft controls of gedragsdimensies beïnvloeden de effectiviteit van je risicobeheersing, hoe vergroot je bewustzijn hiervan, hoe kun je dit monitoren en waar nodig bijsturen? Denk hierbij aan eerder genoemde aspecten als veiligheid, druk en ongewenst gedrag, maar ook aan de wijze waarop de organisatie wordt aangestuurd, besluiten worden genomen en er wordt samengewerkt. Later heb ik deze activiteiten verder mogen ontwikkelen op internationaal niveau; onderzoek doen naar de risicocultuur in verschillende landen en het helpen van lokaal management met praktische handvatten om hun lokale risicocultuur te versterken.

Met name vanwege mijn nieuwsgierigheid naar andere type organisaties heb ik eind 2022 de stap naar het zzp-schap gezet. De afgelopen jaren ben ik steeds meer opdrachten gaan doen in het publieke domein, zoals de zorg en het onderwijs. Ik ervaar mijn zelfstandigheid als een erg leerzaam en interessant ontwikkelproces.

Tenslotte ben ik al jaren actief lid van de Kennistafel Gedrag & Cultuur van de Vereniging van Compliance Professionals (VCO), die als doel heeft om kennis te delen over praktische handvatten voor het bevorderen van integer gedrag en cultuur binnen organisaties.

Zie hieronder bij Interessante links een link naar de Toolbox.

Wat mensen/klanten over mij zeggen

"Blijvend enthousiast om overal iets van te vinden, in mee te doen en zo goed geïnformeerd te blijven."

"Someone who keeps her promises, acts in a responsible manner, understands organisational sensitivity and truly cares for people."

"The living proof of our Orange Code (integrity above all) and a true ambassador for our organisation."

"Marit, jij bent een geweldige professional. Je bent de grondlegger geweest van het neerzetten van onze visie op risicocultuur. Daarin heb je altijd de focus gehad op samenwerking met alle belanghebbenden met het belang van de organisatie voorop. Jij weet duidelijk te maken waar de verbeteringen nodig zijn en kan moeiteloos een vertaalslag maken in de werkzaamheden die nodig zijn voor een succes. Kortom, iemand die je graag wilt hebben (&houden)!"

"Als gepromoveerd gedrag- en neurowetenschapper en voormalig universitair docent kan het soms frustrerend zijn om trainingen over gedrag
mee te maken. Omdat wetenschappelijke kennis niet goed is doorgekomen naar buiten de wetenschap en vaak ook gewoon fout is of een verkeerd beeld geeft. Bij Marit had ik dat totaal niet. Haar kennis en ervaring was duidelijk merkbaar en ik vond het ook een leerzame sessie."

Contact

Interessante links